Inwentaryzacja – ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas wykonania spisu faktycznego (stan rzeczywisty), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:
Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.
Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.
Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.
Spis z natury powinien zostać poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:
Proces inwentaryzacji najczęściej składa się z następujących etapów[1].
Obejmuje szereg czynności proceduralnych, formalnych i organizacyjnych takich jak zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, przygotowanie harmonogramu inwentaryzacji, dokumentacji inwentaryzacyjnej, odpowiednie oznakowanie majątku oraz przygotowanie sprzętu potrzebnego do przeprowadzenia spisu z natury. Z technicznego punktu widzenia bardzo ważnym elementem tego etapu jest unikalne oznakowanie wszystkich składników majątku, aby każdy z nich można było jednoznacznie zidentyfikować. Nie mniej istotne jest również dokładne przygotowanie dokumentacji, w tym druków ścisłego zarachowania (arkuszy spisowych).
Spis z natury, często określany również mianem remanentu, stanowi techniczny aspekt inwentaryzacji i polega na dokładnym zaewidencjonowaniu wszystkich składników majątku. W efekcie otrzymuje się pełny obraz stanu faktycznego, który następnie jest porównywany ze stanem księgowym.
Spis z natury można przeprowadzać ręcznie, z wykorzystaniem papierowych arkuszy, lub komputerowo[2]. Drugi sposób jest dziś powszechnie stosowanym rozwiązaniem, ponieważ znacznie skraca czas wykonywania poszczególnych czynności.
Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie spisu są wyposażone w czytniki kodów kreskowych lub częściej - w kolektory danych. Skanując oznaczenia na poszczególnych składnikach majątku system komputerowy zapamiętuje dane i po zakończeniu wszystkich czynności automatycznie generuje pełny arkusz spisu z natury.
W praktyce stosowane są dwie metody znakowania i spisywania stanu majątku[3]:
Druga metoda jest znacznie wygodniejsza, ponieważ osoba przeprowadzająca spis nie musi celować skanerem w każdy kod pojedynczo, na każdym asortymencie. Kolektor danych automatycznie odczytuje zapisane w znacznikach RFID dane, tuż po ich wykryciu w pobliżu urządzenia (zasięg odczytu to zwykle kilka metrów).
Po przeprowadzeniu spisu z natury następuje porównanie stanu faktycznego ze stanem w ewidencjach księgowych oraz ustalenie różnic inwentarzowych. Komisja inwentaryzacyjna analizuje wszystkie niedobory i nadwyżki, a także określa przyczyny ich powstania. Różnice mogą wynikać z naturalnego zużycia majątku, sprzedaży, zakupów nowych składników, ale także strat, czy uszkodzeń.
Po określeniu różnic inwentarzowych i wskazaniu ich przyczyn należy zaktualizować stan majątku w ewidencji księgowej. Zaewidencjonowany stan musi odpowiadać stanowi faktycznemu na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji. Na tym etapie określa się również wartość posiadanego majątku i dokonuje wyceny jego poszczególnych składników. Istotnym aspektem jest także rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz podjęcie decyzji dotyczących zidentyfikowanych nadwyżek i niedoborów.
Ostatnim etapem inwentaryzacji jest formalne zakończenie, sporządzenie sprawozdania i zarchiwizowanie dokumentacji. Zebrane informacje powinny być wykorzystane w praktyce w celu doskonalenia zarządzania majątkiem oraz kolejnych procesów inwentaryzacyjnych.
Inwentaryzacja dotyczy w dużej mierze towarów handlowych, ale nie tylko. Ponieważ mogą to być również niegotowe towary, a więc np. materiały, które służą do wyrobu danego towaru lub gotowe wyroby czy półwyroby.
W przepisach prawa (§ 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów)[4] wypisane są te rzeczy, które mogą być ujęte w remanencie. Między innymi są to:
Dla wyjaśnienia ww. elementów, poniżej znajduje się ich szerszy opis (wyjaśnienie):
Biblioteki, archiwa i muzea oraz inne jednostki sektora kultury, są zobowiązane do prowadzenia Inwentaryzacji swoich zbiorów, zgodnie z odnośnymi przepisami.
Obowiązkowe elementy danych jakie muszą znaleźć się w dokumencie spisu z natury (inwentaryzacja) to: