Decyzja administracyjna – jednostronna czynność organu administracji publicznej rozstrzygająca sprawę indywidualną konkretnego adresata[1].
W prawie polskim jest to akt administracyjny zewnętrzny wydany w trybie określonym w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego lub innych ustaw regulujących sferę indywidualnych praw i obowiązków obywateli, np. Ordynacji podatkowej lub Prawa celnego. Obowiązek jej wydania może wynikać z przepisów prawa miejscowego[2].
Skutkami decyzji administracyjnej jest powstanie obowiązku, uprawnienia bądź zaniechania przez stronę albo strony.
Część literatury definiuje decyzję administracyjną jako kwalifikowany akt administracyjny, odznaczający się określoną formą i wydawany po przeprowadzeniu sformalizowanego postępowania administracyjnego; inni nazywają ją aktem administracyjnym sensu stricto, charakteryzującym się jednostronnością, zewnętrznością, indywidualnością i konkretnością[3].
Decyzja administracyjna rozstrzyga sprawę co do istoty w całości lub części, a więc w sposób wiążący i trwały ustanawia, zmienia lub znosi stosunki administracyjne. Jest przejawem woli państwa reprezentowanego przez organ administracji publicznej wyrażonej w stosunku do strony postępowania administracyjnego. Podstawą prawną decyzji administracyjnej są przepisy o charakterze powszechnie obowiązującym[4]. Decyzje wydawane są na podstawie przepisów prawa materialnego, a tylko wyjątkowo w oparciu o przepisy procesowe, np. decyzja stwierdzająca wygaśnięcie bezprzedmiotowej decyzji. Obowiązkiem organu administracji publicznej jest wydać decyzję administracyjną, ilekroć organ ten ma władczo rozstrzygnąć o prawach lub obowiązkach jednostki w oparciu o przepisy prawa materialnego.
Adresatem decyzji jest zawsze strona postępowania. Stroną może być obywatel lub inny podmiot prawa, którego decyzja dotyczy.
Elementami konstytutywnymi (essentialia negotii) decyzji administracyjnej są:
Brak któregokolwiek z powyższych elementów prowadzi do niemożliwości zakwalifikowania danego aktu działania administracji jako decyzji administracyjnej[6]. „Treść, a nie forma, przesądza o tym, czy dany akt jest decyzją administracyjną, jeżeli więc sprawa administracyjna podlega załatwieniu w drodze decyzji, to za decyzję należy uznać pismo organu rozstrzygającego, zawierające co najmniej oznaczenie tego organu, oznaczenie adresata aktu, rozstrzygnięcie w sprawie oraz podpis upoważnionego pracownika organu, gdyż spełnia to minimum podstawowych warunków wymienionych w art. 107 § 1 k.p.a.”[7].
Kodeks postępowania administracyjnego oraz inne ustawy precyzują, że prawidłowo wydana w postępowaniu jurysdykcyjnym decyzja administracyjna powinna zawierać co najmniej:
Decyzja, która nie zawiera wszystkich składników określonych w art. 107 § 1 k.p.a. lub przepisach szczególnych jest decyzją wadliwą[6]. Uchybienia w formalnej zawartości decyzji stanowią podstawę do złożenia odwołania do organu nadrzędnego lub skargi do sądu administracyjnego. Na powodzenie może liczyć wskazanie uchybienia formalnego lub uchybienia w trakcie postępowania administracyjnego (uchybienie proceduralne), które mogło mieć istotny wpływ na wynik postępowania i treść decyzji.
Ordynacja podatkowa oraz inne szczególne ustawy podatkowe precyzują, iż prawidłowo wydana w postępowaniu podatkowym decyzja administracyjna powinna zawierać co najmniej:
W odniesieniu do braku powyższych elementów decyzji administracyjnej wydanej w postępowaniu podatkowym następują takie same skutki jak w wypadku braków decyzji wydanej w postępowaniu administracyjnym jurysdykcyjnym.
Pomimo odrębności proceduralnej decyzjami administracyjnymi są także decyzje w sprawach celnych, podatkowych i ubezpieczeń społecznych.
Z kolei charakteru decyzji administracyjnej nie mają m.in. zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON wydane przez organ statystyki publicznej, decyzja organu założycielskiego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej o powołaniu dyrektora tego przedsiębiorstwa i odpowiedź na krytykę prasową.