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Les tableaux de bord informatique ou tableaux de bord de la DSI sont des outils de gestion qui vont permettre à la DSI de contrôler et d’anticiper les activités de l’entreprise. Ils sont définis selon plusieurs indicateurs qui sont souvent à déterminer en fonction des objectifs et de l’activité de l’entreprise.
Ce sont des outils de pilotage essentiels pour la gouvernance des systèmes d’information.
Règles de construction des tableaux de bords de la DSI
Les tableaux de bord de la DSI sont élaborés sur le même modèle que les tableaux de bord (gestion).
Ils peuvent cependant être construits selon deux approches complémentaires :
L’approche fonctionnelle : on examine les activités par département ou fonction (étude, exploitation, services, etc.)
L’approche systémique : on examine les activités dans leur globalité (ressources, activités, produits et services, etc.)
Lors de la construction et de la mise en place des tableaux de bord de la DSI, certaines contraintes sont à respecter :
Les ressources nécessaires : définir les besoins humains et matériels ;
La politique de qualité informatique : informer et faire comprendre les enjeux aux personnes intervenant dans le projet, les procédures et les démarches très précises ;
La culture de gestion de l’entreprise : prendre en compte la culture de gestion de l'entreprise dans l'élaboration du tableau de bord afin de considérer la façon dont est perçue la DSI par la DG et par les utilisateurs.
Certaines conditions sont importantes pour la construction des tableaux de bord de la DSI :
ne pas essayer de tout modéliser à l’aide des indicateurs : tout n’est pas modélisable ;
être conscient des limites d’un tableau de bord : le tableau de bord n’est pas exhaustif et les indicateurs ne sont pas valables indéfiniment ;
bien identifier les acteurs incontournables ;
assurer la transparence des coûts : il faut définir le périmètre des coûts informatiques et rapprocher le plus possible le tableau de bord de la DSI de celui du contrôle de gestion.
Le tableau de bord des études se concentre sur les projets et est utilisé afin de piloter des études et évaluer leur qualité. Ses principales fonctions sont de :
fixer la liste des priorités sur un projet
assurer le respect des engagements pris dans le cahier des charges (délais, budget et rendu final)
comprendre les causes d’un éventuel échec
connaître l'impact des ressources humaines sur la réussite des projets
Exemples d’indicateurs :
répartition du temps et des coûts dans les différentes étapes du projet (estimation et réalité)
répartition des coûts totaux d’un projet par catégorie de charge (estimation et réalité)
liste des problèmes rencontrés, temps passé à les résoudre et coûts associés
répartition du temps passé sur chaque fonctionnalité
Le tableau de bord de la maintenance est utilisé dans le cadre de la gestion de projet et de la maintenance des applications. Il a plusieurs objectifs :
évaluer la qualité de la maintenance
prédire les dates de remplacements des applications avant que leur coût ne dépasse leur apport
analyser la courbe de la maintenance par rapport au cycle de vie des applications
Exemple d’indicateurs :
coût de la maintenance en fonction du nombre d’utilisateurs
coût de la maintenance en fonction de la vie du produit
Le tableau de bord des services utilisateurs permet de passer d'une approche informatique à une approche Système d'Information. Il permet entre autres de :
mesurer la productivité des utilisateurs
étudier le degré de satisfaction des utilisateurs
identifier les défauts dans la production des utilisateurs (causes des baisses de productivité, coûts cachés...)
Le tableau de bord informatique de la Direction Générale peut être considéré comme un outil de communication et de benchmarking (en français : étalonnage) pour la DSI. Il permet entre autres de :
justifier les investissements informatiques
mettre en avant les enjeux des nouvelles technologies
communiquer avec la Direction Générale
comparer les dépenses informatiques et le chiffre d’affaires
comparer les effectifs du département informatique par rapport aux effectifs totaux de l'entreprise
Exemples d'indicateurs :
dépenses liées au département informatique
effectifs informatiques
volume de projet traités
répartition des budgets
Le lien entre les tableaux de bord de la DSI et l’audit externe
Christophe Legrenzi et Philippe Rosé, Pilotage du SI et de la transformation digitale : Les tableaux de bord de la DSI, Paris, Dunod, (ISBN978-2-10-080936-3 et 2-10-080936-9)
Systèmes d'information et management des organisations, Robert Reix, Bernard Fallery, Michel Kalika, Frantz Rowe, 2011 (ISBN978-2-7117-4381-0)