Un système de gestion intégrée du lieu de travail, en anglais Integrated Workplace Management System ou IWMS, est une plateforme logicielle qui aide les organisations à optimiser l'utilisation des ressources du lieu de travail, y compris la gestion du portefeuille immobilier, de l'infrastructure et des installations d'une entreprise[1]. Les solutions IWMS sont généralement proposées sous la forme d'une suite entièrement intégrée ou de modules individuels qui peuvent être adaptés au fil du temps[2]. Traditionnellement axées sur le soutien aux professionnels de l'immobilier et des installations, les solutions IWMS le sont de plus en plus sur les employés, élargissant leurs points de contact pour inclure tous les occupants et visiteurs des bâtiments[3].
Ce module concerne les activités associées à l'acquisition et la location, la gestion financière et la disposition des biens immobiliers d'une organisation. Les fonctions courantes de l'IWMS qui soutiennent la gestion immobilière comprennent la gestion du portefeuille, la gestion fiscale, la gestion, l'analyse et la comptabilité des baux, le profit and loss, la planification stratégique (projets d'investissement et gestion des budgets), la gestion des transactions et l'analyse des demandes de propositions (RFP).
Ce module inclut la gestion des espaces de travail (organisation, occupation et réservations des espaces, déménagements) ainsi que des postes de travail (occupation et réservation des postes de travail). Généralement basé sur l'intégration de plans 2D ou 3D, il peut aussi inclure la gestion des remontées de données de capteurs (compteur de personnes, capteur de présence, relevés de température, etc.) et s'intégrer avec le module de gestion de la maintenance.
La gestion de maintenance inclut plusieurs types de maintenance :
Toutes ces actions de maintenance peuvent être gérées soit par des équipes internes à l'organisation soit par des prestataires, auquel cas, chaque activité ainsi que son coût (forfait ou pas) est détaillé dans un contrat de service entre l'organisation et le prestataire. Ces activités, même si elles sont effectuées par des opérateurs externes, peuvent être, selon la solution, pilotées et validées dans l'IWMS. Il existe aussi des applications mobiles destinées aux techniciens, internes ou externes, selon le fournisseur.
Ce module n'est pas inclus dans tous les système de gestion intégrée du lieu de travail. Il correspond généralement à la mise d'un portail de service à la disposition des clients de l'organisation, afin que ceux-ci puisse faire des demandes d'intervention, des réservations de salle de réunion ou de poste de travail, ou proposer des contenus organisationnels ou externes.
Ce module, arrivé sur le tard, a vocation à contrôler ses consommations énergétiques et à établir des stratégies pour les diminuer et diminuer leur coût.
Depuis 2004, le marché de l'IWMS a fait l'objet de rapports de la part de Société de conseil cabinets d'analystes indépendants : Gartner[4], Verdantix[3] IWMSconnect[5] et IWMSNews[6].