Un repositorio institucional (RI) es un archivo en línea donde se depositan, en formato digital, materiales derivados de la producción científica o académica de una institución. Los repositorios institucionales se han convertido en la principal forma de publicar, preservar y difundir la información digital de las organizaciones, soportados en su mayoría por software libre. Entre los contenidos de los repositorios institucionales podemos encontrar: tesis doctorales, artículos de carácter científico, ponencias o comunicaciones a congresos, revistas electrónicas editadas por la institución, materiales docentes, etc… cualquiera que sea su tipología, a través de la creación de una colección digital organizada, abierta e interoperable a través del protocolo OAI-PMH, para garantizar un aumento de la visibilidad e impacto de la misma.[1][2] Al igual que las bibliotecas digitales, los repositorios institucionales, además de su misión de difundir y preservar los documentos de una institución, deben orientarse a satisfacer las necesidades de información de sus usuarios.[3]
El criterio más usado para distinguir los repositorios toma en consideración el objetivo principal por el cual se han creado.Por tal motivo se distinguen los siguientes:
“Un sistema de comunicación académica futura que incorpore de forma nativa la capacidad de grabar y exponer esa dinámica, las relaciones y las interacciones en la propia infraestructura de comunicación académica. El registro de este cuerpo de información es sinónimo de registrar la evolución de la academia en una granularidad fina. Esto permitirá rastrear el origen de las ideas específicas hasta sus raíces, analizando las tendencias en un momento específico en el tiempo y proyectando las futuras líneas de investigación”.(Van de Sompel et al., 2004)
Los RI se han convertido en la principal forma de publicar, preservar y difundir la información digital de las instituciones, gracias a la conjunción del acceso abierto, del software libre y de los estándares abiertos aplicados en este dominio. También señalan que eso se añade al desarrollo de las revistas y publicaciones electrónicas de calidad, que permite a las comunidades investigadoras estar actualizadas y comunicar los avances obtenidos.(Jesús Tramullas Saz & Garrido Picazo, 2006)[3]
La Universidad Autónoma de Madrid (Flores Cuesta & Sánchez Tarragó, 2007) define a un RI como un conjunto de servicios web centralizados, creados para organizar, gestionar, preservar y ofrecer acceso libre a la producción científica, académica o de cualquier otra naturaleza cultural, en soporte digital, generada por los miembros de una institución.
El carácter multidisciplinar de los repositorios institucionales no sólo ofrecen beneficios para la institución creadora del mismo, además obtienen ciertas ventajas inaccesibles de otra manera tanto en el ámbito de la docencia (profesorado y estudiantes) como para autores en el desarrollo de investigaciones. Entre las ventajas para los investigadores se pueden mencionar: mayor rapidez en la publicación, mayor visibilidad, aumento de las citaciones y en consecuencia mayor impacto, centralización de la producción en un solo lugar, preservación a largo plazo. Para las instituciones las ventajas son: mayor visibilidad y prestigio, registro permanente de la actividad académica e investigadora, herramienta de marketing.[6]
En el marco del movimiento Open Access, los repositorios institucionales representan una imprescindible fuente de información y contenidos; promoviendo el acceso libre y sin restricciones a los trabajos publicados por la comunidad científica. Para ello cuentan con la Ruta verde (autoarchivo de artículos en repositorios) o la Ruta dorada (publicación en revistas de acceso abierto). De esta forma, los artículos de investigación publicados en los repositorios institucionales alcanzan un impacto internacional mayor que al ser publicados en una revista convencional y sortean en cierta forma el muro que representa el acceso a ciertas revistas de reconocimiento internacional, debido a razones políticas o económicas en muchos aspectos. Podemos deducir, que los investigadores científicos tienen una vía, para ganar reconocimiento, alternativa a la de publicar en las revistas más prestigiosas.
Tal y como figuran en OpenDOAR (pertenece a la Universidad de Nottingham), los datos de las plataformas de RI más representativas son DSpace, seguido de EPrints y Digital Commons; las cuales utilizan plataformas de código abierto.[8]